Fungsi Masing-masing Departemen Hotel

Fungsi Masing-masing Departemen Hotel - Secara garis besar department hotel merupakan pembagian dari tugas-tugas yang ada di dalam hotel. Setiap departemen memiliki tangung jawab pada satu bidang tertentu di dalam hotel. Sedangkan Bagi kamu yang belum mengetahui deskripsi jabatan/pekerjaan adalah suatu penjelasan atau penggabaran dari suatu pekerjaan yang memuat tentang gambaran, bentuk, dan tugas dari pekerjaan tersebut.

Di dalam hotel itu sendiri terdapat departemen0departemen yang mengemban tugas dan bertanggung jawab atas yang berbeda-beda tapi saling berhubungan satu dengan yang lainya. Departemen itu sendiri dibuat untuk mempremudah pekerjaan dalam sebuah organisasi. Di hotel terdapat beberapa departemen yang memiliki jenis pekerjaan dan tugas masing-masing.

Fungsi masing-masing departemen hotel

1. Marketing Departemen (Departemen Pemasaran)

Marketing departemen memiliki tugas untuk memasarkan/mempromosikan beberapa hotel ke pasaran luas sesuai dengan kebutuhan.

2. Front Office Departemen (Departemen Kantor Depan)

Front office departemen memiliki tugas dalam menjual kamar yang memenuhi syarat dan siap untuk dihuni oleh tamu hotel yang datang.

3. Housekeeping Departemen (Departemen tata graha)

Departemen ini memiliki tugas dalam menyediakan sebuah kamar yang bersih dan siap dihuni oleh tamu hotel yang datang menginap.

4. Laundry Departemen (Departemen Binatu)

Departemen ini memiliki tugas membantu departemen Housekeeping untuk menyediakan kebutuhan Linen (Handuk, Seprai, Selimut) untuk kamar hotel beserta seragam karyawan.

5. Engineering & Maintenance Departemen (Departemen Pengoperasian dan Perbaikan)

Pada departemen ini, orang-orang yang bekerja di dalamnya mengemban tugas dalam mengoperasikan, merawat, dan memperbaiki semua peralatan dalam hotel.

6.  Food & Beverage Departemen (Departemen makanan dan minuman)

Tugas utama dari depatemen ini adalah menyiapkan makanan dan minuman di dalam hotel.

7. Finance Departemen (Departemen Keuangan)

Tugas dari departemen ini adalah mengelola keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran hotel.

8. Personnel Departemen (Departemen Personalia)

Dalam departemen personalia, seseorang yang bekerja di bagian ini memiliki tugas dan tanggung jawab dalam mengurusi seluruh adsministrasi karyawan hotel.

9. Training Departemen (Departemen Pelatihan)

Tuga utama dari departemen ini adalah  Memberikan berbagai latihan bagi karyawan hotel, baik karyawan yang baru maupun yang lama.

10. Security Departemen (Departemen Keamanan)

Tugas dan tanggung jawab dari deartemen ini adalah menjaga dan mengatur sistem keamanan hotel.

FRONT OFFICE

Pengertian Front Office Department

Front Office Department adalah suatu bagian depan di suatu hotel yang bertugas dalam penjual kamar dan sering disebut sebagai selling room. Dalam proses penjualan seorang front office harus dibantu oleh bagian tata graha. Dalam hubungan kerja tata graha bertindak sebagai pengemasan kamar.

Front office juga dikenal sebagai the first and the last impression of the guest. Artinya bagian ini yang pertama dan terakhir memberikan pada tamu. Tamu akan datang ke hotel dengan registrasi terlebih dulu ke bagian front office. Pada waktu akan melakukan check out, tamu juga berhubungan dengan staf dari front office. Jadi sudah sewajarnya jika kesan yang mendalam akan tercipta di bagian front office.

Front office juga merupakan pusat informasi dan juga hampir segala kegiatan tamu seperti penerimaan dan pengiriman surat pengurusan barang, pembayaran rekening hotel, mengenai kehilangan barang, menampung keluhan tamu dan juga tempat segala pemberian informasi baik dalam hotel maupun luar hotel.

Ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan:

      a) Deskripsi pekerjaan Front Office Manager

Area kerja Front Office Manager meliputi front office area, executive floor, dan business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan kepuasan tamu dan memberi kesan positif bagi tamu di area kerjanya untuk dilaporkan kepada General Manager.

Tugas pokok Front Office Manager :

1. Menyeleksi, menempatkan, melatih dan mengevaluasi karyawan front office.
2. Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai system komputer hotel, etika menerima telepon dan standard operasional yang ada di hotel.
3. Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga kamar.
4. Menyambut tamu VIP.
5. Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahan.
6. Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun untung/rugi di bagian kantor depan.
7. Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan.
8. Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi dengan memberikan penghargaan.
9. Membuat budget tahunan, menganalisis operasi dan pendapatan hotel secara harian dari sisi pendapatan, rata-rata harga kamar.

   b) Deskripsi pekerjaan Assistant Front Office Manager

Area kerja Assistant Front Office Manager meliputi front office, executive floor, business center.

Ringkasan pekerjaan Assistant Front Office Manager adalah membantu kelancaran tugas di front office dan menggantikan front office manager ketika berhalangan dan berkoordinasi dalam beberapa tugas sesuai dengan deskripsi pekerjaannya. Atasan langsung Assistant Front Office Manager adalah Front Office Manager.

Tugas utama Assistant Front Office Manager :

1. Membantu pekerjaan Front Office Manager dalam hal kontrol dan administrasi.
2. Membuat jadwal kerja Duty Manager, Receptionist, Telephone Operator, GRO dan concierge.
3. Memantau operasional di front office.
4. Mengarahkan dan mengawasi pekerjaan reception dan concierge.
5. Memimpin briefing pada waktu shift malam.
6. Terjun ke lokasi hotel pada saat ramai tamu.
7. Menghadiri briefing pagi manajemen hotel, mewakili Front Office Manager jika berhalangan hadir.
8. Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan.

          c) Secretary

Sekretaris memiliki tanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertugas untuk membantu manager kantor depan dalam urusan administrasi. Selain menerima telepon dan menerima tamu pimpinan, sekretaris juga bertanggung jawab atas kerapian dan kebersihan ruang manager kantor depan.

         d) Chief uniformed service

Ia bertugas untuk mengawasi dan mengatur koordinasi dan pelayanan kepentingan tamu. Selain bertanggung jawab atas bellboy, doorman, dan doorkeeper, chief uniformed service bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan barang tamu dan barang yang disimpan sementara atau lama. Tugas lain adalah pembuatan laporan harian.

Tugas pokok Chief Concierge :

1. Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi hotel.
2. Memberikan training ke staff tentang. Prosedur penanganan barang bawaan untuk tamu VIP dan rombongan, serta penanganan keluhan tamu.
3. Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan.
4. Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial dan keagamaan.

Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi sign board) di lobby selalu benar dan akurat.

       e) Deskripsi pekerjaan Receptionist

Area kerja Receptionist ialah front desk. Pekerjaan Receptionist yaitu menangani registrasi tamu, memberikan pelayanan sebelum tamu menginap serta menangani check-out tamu beserta pembayarannya.

Tugas pokok Receptionist/ Front Desk Agent (FDA) :

1. Menyambut tamu yang datang di front desk dengan ramah dan sopan.
2. Melakukan pendaftaran tamu.
3. Mencatat uang deposit tamu untuk menginap.
4. Menangani tamu check-out.
5. Melayani penukaran mata uang asing ke mata uang lokal.
6. Memasukkan tamu yang sudah check-in dalam satu laporan harian.
7. Menghitung dan bertanggung jawab atas uang transaksi selama staff tersebut bertugas pada hari tersebut.

      f) Deskripsi pekerjaan Guest Relations Officer

Area kerja Guest Relations Officer meliputi lobby, front office, executive lounge, kamar tamu. Pekerjaan Guest Relations Officer yaitu mengantarkan tamu dan memberikan layanan informasi dan bantuan keperluan tamu selama tinggal di hotel. Selain itu ia bertugas mengatur dan mengoordinasi para guest relations officer, menyelesaikan masalah-masalah tamu, keluhan dan membantu yang perlu informasi, tiket, tour, dan acara lainnya.

Tugas pokok Guest Relations Officer :

1. Memantau tamu VIP yang menginap, datang dan berangkat.
2. Memberikan informasi tentang hotel kepada tamu dan pengunjung.
3. Beramah tamah dengan tamu langganan, tamu yang menginap di lantai eksekutif dan VIP pada saat kedatangan.
4. Beramah tamah dengan tamu yang baru pertama kali datang & tamu yang menginap untuk jangka waktu yang lama (long staying guest).
5. Membuat kartu ucapan selamat datang (welcome card) untuk tamu.
6. Menyambut tamu VIP di lobby.
7. Mengantar tamu VIP dan menjelaskan kamar yang akan ditempati tamu sambil membawakan kunci kamar.

      g) Deskripsi pekerjaan telepon Operator

Ringkasan pekerjaan telepon Operator yaitu Melaksanakan pengelolaan pelayanaan telepon/faxcimille dengan berpedoman kepada kebijakan teknis yang telah ditetapkan oleh manajemen. Atasan langsung telepon Operator ialah Front Office Supervisor

Tugas Pokok telepon Operator :

1. Menjawab telepon yang masuk baik dari internal maupun external mentransfer langsung ke setiap extension yang dituju.
2. Melayani menyambungkan telepon baik dari tamu atau dari departemen.
3. Memeriksa bill telepon dan menyerahkannya langsung ke FO Cashier.
4. Menangani pelayanan ”Incoming dan Outgoing” faksimile dan langsung membuat bill tersebut.
5. Menerima dan mendistribusikan pesan untuk tamu dan departemen lain.
6. Mencocokkan print out rekening telepon tamu dengan FO cashier pada setiap akhir shift.
7. Menangani permintaan tamu kamar untuk memblokir line teleponnya (incognito).
8. Menjaga hubungan baik dengan tamu, rekan kerja dan departemen lain.

       h) Chief information

Selain bertanggung jawab atas information clerk, ia bertugas memberikan penerangan kepada para tamu serta melengkapi brosur dan buku informasi.

      i) F.O Cashier

F.O Cashier bertanggung jawab atas manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan kelancaran dan administrasi keuangan di kasir kantor depan. Ia bertanggung jawab atas semua laporan-laporan keuangan di kantor depan

      j) Chief reservation

Bertanggung jawab kepada manager kantor depan. Ia bertanggung jawab atas kelancaran operasional dan administrasi di bagian pemesanan kamar. Kepala pemesanan kamar melaporkan secara teratur laporan harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Selain sebagai pelaksana (reservation clerk), ia bekerja sama dengan bagian lain.

     k) Night manager

Menangani seluruh masalah operasional di front office pada malam hari.

HOUSEKEEPING DEPARTEMENT

1. Tugas dan Tanggung Jawab

Housekeeping berasal dari kata house yang berarti rumah, wisma, hotel, dan to keep yang berarti merawat atau memelihara. Jadi housekeeping adalah bagian atau departemen yang mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan, memperbaiki kerusakan, dan memberi dekorasi dengan tujuan agar hotel tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan penghuninya.

Housekeeping departemen adalah bagian dari hotel yang bertanggung jawab atas kebersihan, kerapian, dan kenyamanan kamar (guest room), ruangan umum, restaurant, bar, outlet lainnya.

Housekeeping departemen, bagi sebagian besar hotel, merupakan sumber pendapatan hotel yang paling besar. Karena tamu yang menginap tentu mengeluarkan uang lebih banyak untuk sewa bila dibandingkan dengan uang yang harus dibayarkan untuk makan dan minum serta pengeluaran yang lain. Sebagai sumber pendapatan, housekeeping department harus ditangani oleh tenaga-tenaga terampil dan professional.

Fungsi housekeeping dalam hotel sangat penting. Kelancaran penyiapan dan pemeliharaan kebersihan kamar ditentukan oleh housekeepingoleh karena itu maka housekeeping harus di perhatikan dengan baik agar para tamu betah tinggal di hotel.

HOUSEKEEPING DEPARTEMENT

Tanggung Jawab bagian housekeeping meliputi:

1. Ruang tamu (guest room)
2. Gang ( corridor)
3. Restauran dan banquet ( restaurant and banquet hall)
4. Ruang kantor ( office )
5. Locker karyawan ( employee Locker)
6. Toilet karyawan ( Toilet locker )
7. Toilet tamu ( guest toilet )
8. Taman di dalam dan di luar ruangan (in and out door garden)
9. Kolam renang ( swimmingpool), dan
10. Halaman parkir ( parking area )

Tugas bagian Housekeeping adalah:

1. Menciptakan suasana hotel yang bersih, menarik, nyaman, dan aman.
2. Memberikan pelayanan di kamar dengan sebaik-baiknya kepada tamu, supaya tamu merasa puas saat berkunjung maupun menginap di hotel.
3. Penyiapan, penataan, dan pemeliharaan kamar-kamar.
4. Bertanggung jawab atas pemeliharaan kebersihan seluruh outlet dan ruangan umum di hotel.

 Sasaran

1. Bersih

Kebersihan di suatu ruangan dan kamar tamu hotel sangat menentukan kepuasan tamu. Bila kebersihan terjaga maka tamu menjadi tenang karena sanitasi dan terjamin. Ini lah langkah pertama tamu dalam menilai suatu hotel.

2. Menarik

Dengan dasar kebersihan pada suatu ruangan dan ditunjang dengan perlengkapan serta dekorasi yang serasi maka ruangan akan menjadi menarik.

3. Nyaman

Lingkungan dan ruangan suatu hotel yang bersih, menarik, dan tenang dengan pelayanan yang memuaskan akan membuat tamu dan pengunjung merasa nyaman dan betah tinggal atau berkunjung kembali ke hotel.

4. Aman

Faktor penting yang selalu didambakan tamu yaitu keamanan. Keamanan tamu selama selama berkunjung atau menginap di hotel meliputi keamanan pribadi dari kecurian, kebakaran, dan bahaya dari peralatan hotel.

Untuk menjangkau seluruh area tersebut, housekeeping department dibagi menjadi beberapa divisi:

Seksi kamar ( Room section / Floor section)

Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu. Dalam beberapa hotel, penganturan tanggung jawab floor ini termasuk kepada area corridor setiap lantai.

Petugas yang berada didalam seksi ini adalah :

1. Floor housekeeper atau floor section manager
2. Floor supervisor
3. Room attendant

Seksi area umum ( Public area section / Houseman section)

Seksi ini bertanngungjawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan area-area dan fasilitas umum yang ada di hotel. Fasilitas itu antara lain :

1. Lobby area
2. Public toilet
3. Restaurant
4. Bar
5. F&B outlet
6. Meeting / conference room
7. Ballroom
8. Bussiness center
9. Fitness & Health center
10. Swimming pool
11. Parking area
12. Outdoor and in door garden
13. Guest lift
14. Back office
15. Locker room
16. Employee corridor
17. Canteen

Petugas yang berada di dalam seksi ini adalah :

1. Public area housekeeper atau public area manager
2. Public area supervisor atau houseman supervisor
3. Public area attendant atau houseman
4. Toilet anttendat
5. Night cleaner
6. Gardener
7. florist

Seksi binatu (Laundry section)

Seksi ini bertanggung jawab dalam hal penanganan dan penyediaan jasa pencucian dan pemeliharaan baik untuk guest laundry, maupun house laundry dan uniform. Guest laundry adalah pakaian tamu, sedangkan house laundry adalah linen yang digunakan oleh housekeeping mau pun department lain seperti banquet service, dan food and baverage.